Каждый день человека окружает куча рутинных дел, в которых очень просто запутаться. Ведь с возрастом их становится все больше и больше. Иногда они накладываются друг на друга. Не успев что-то сделать вчера, мы переносим это на сегодня, а не сделав сегодня, — на завтра и так далее. Когда дел накапливается как снежный ком, уже начинаешь не понимать: что начал делать, к чему не приступил, а что уже почти закончено.
В такой ситуации часто оказывается человек, который не задается вопросом планирования своего времени. Многие не знают такого понятия, как тайм-менеджмент. Ведь в школе этому не учат, в университете тоже. Воспитатели и родители часто тоже не могут грамотно планировать свое время. Соответственно, не могут обучить ребенка навыку планирования. В этом нет ничего сложного, но из-за того, что управлению временем не уделяется достаточно внимания, эта способность у многих отсутствует.
Но те, кто хотят грамотно распоряжаться своим временем, могут с легкостью научиться этому. В наши дни существует много различных техник, позволяющих извлечь из времени максимум пользы. В этой статье мы не будем перечислять все существующие техники, а рассмотрим лишь одну. Она отличается эффективностью и простотой. Называется «Матрица Эйзенхауэра».
Дуайт Д. Эйзенхауэр
Дуайт Д. Эйзенхауэр – 34-й президент США, генерал Второй мировой войны. Помимо этого Дуайт Дэвид Эйзенхауэр известен, как эффективный менеджер и управленец.
Генерал руководил войском штатов во время Второй мировой войны. Участвовал в Нормандской операции. В ходе нее была освобождена Франция. Дуайт Д. Эйзенхауэр был у истоков НАТО. Президентом пробыл 8 лет, с 1953 по 1961 годы. Уйдя на пенсию, устроился в Колумбийской университет, занимал там должность ректора. Дуайт Дэвид Эйзенхауэр был создателем фразы: «Не все срочные дела важны и не все важные дела – срочные». Именно это высказывание в дальнейшем стало девизом, легшим в основу Матрицы Эйзенхауэра.
Метод и идеи Эйзенхауэра были сформированы не сразу. Писатель Стивен Кови создал из мыслей бывшего президента эффективный инструмент, помогающий определить и расставить приоритеты. Сделал он это в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». Метод известен также под названиями Матрица управления временем, Метод Эйзенхауэра, Квадрат Эйзенхауэра.
Какие проблемы решает Матрица Эйзенхауэра
Бывают такие дни на работе, когда сел, встал и уже 6 часов. Задачи наваливаются одна на другую, не успеваешь даже перекусить. В конце дня испытываешь не радость от того, что все сделал, а разбитость и усталость. И дело тут не в низкой мотивации... Возникает такое состояние потому что трудящийся не понимает, каким образом рутинные задачи приближают его к цели, и какая она, и есть ли она вообще.
Для такого состояния в тайм-менеджменте есть специальное название: проблема целеполагания. Последствия проблемы могут быть фатальными. В жизни будет присутствовать только работа, редкого отдыха будет недостаточно для восстановления, а результат будет непонятен и сомнителен.
Поговорка Сизифов труд хорошо объясняет это состояние. Приговорённый царь Сизиф изо дня в день поднимал огромный камень вверх. Камень сразу скатывался, достигнув вершины горы. И хоть обычные люди никогда не слышали таких приговоров, иногда кажется, что они просто пропустили оглашение.
Проблема не в том, что кто-то прикладывает мало сил или недостаточно времени уделяет работе. Основной недостаток — отсутствие или неверная цель и приоритеты. Метод Эйзенхауэра позволяет решить эту проблему, помогая систематизировать задачи в зависимости от уровня приоритета.
Квадратом Эйзенхауэра пользуются миллионы людей по всему миру. Это эффективный инструмент в тайм-менеджменте. Полезен он не только руководителям мировых корпораций и крупных фирм, но и менеджерам среднего звена, а также обычному персоналу. Родоначальником этого метода был генерал Второй мировой войны, 34-й президент США, Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как и любой президент, он был каждый день очень занят. Ему требовалось ежедневно выполнять множество дел. Он самостоятельно оптимизировал свои дела, корректировал график в зависимости от типа задач. В дальнейшем на основе его личного опыта и возникла матрица Эйзенхауэра.
Основа метода состоит в том, чтобы уметь правильно распределить все дела, понимать разницу между важным и срочным делом. Также создатель метода выявил, как можно уменьшить время на занятия, которые не приносят результата. Давайте рассмотрим на практике, как это все работает и внедряется в жизнь.
Основа матрицы
Матрица состоит из четырех квадратов. Они разделены между собой двумя осями. Вертикальная полоса — ось важности, а горизонтальная — ось срочности. Таким образом каждый квадрат имеет по две отличительные характеристики. В зависимости от степени срочности и важности распределяются все текущие и будущие задачи. Таким образом появляется общая картина и вырабатывается график. Становится понятно, какие дела сделать сегодня, какие в ближайшее время, а к каким можно вообще не притрагиваться. Это довольно просто. Рассмотрим каждый квадрат по отдельности.
Квадрат A: важные и срочные дела
Если у человека все в порядке с планированием, то этот квадрат будет пустой. Важные и срочные дела появляются только тогда, когда не организована работа отдела, когда долгое время не решаются текущие задачи. Часто в квадрат попадают дела из-за неумения человека правильно расставить приоритеты или из-за лени. Допустимо редкое появление в этом квадрате задач. Форс мажоры из-за внешних, не зависящих от сотрудников обстоятельств так или иначе встречаются почти во всех фирмах. Но если квадрат заполняется почти ежедневно, это повод задуматься о самодисциплине.
Как было выяснено ранее, нужно стараться сделать так, чтобы в квадранте А ничего не находилось. Для этого необходимо, чтобы задачи из остальных квадратов выполнялись своевременно. Некоторые виды задач стоит вписывать в первый квадрат и это:
- Задачи, без которых невозможно выполнение намеченных целей.
- Задачи, невыполнение которых влечет за собой неприятности.
- Задачи, влияющие на здоровье.
Не стоит забывать о такой вещи, как делегирование. Если в квадрате А появляются дела, которые можно перепоручить кому-то, то обязательно стоит это сделать. Так у вас появится время на решение других срочных и важных задач.
Квадрант B: важные, но несрочные дела
Квадрант В заслуживает пристального внимания. Цели из второго квадрата перспективные и приоритетные. Из них в большинстве должен складываться рабочий день сотрудника. Если работники уделяют большую часть времени задачам именно из этого квадрата, они быстрее идут по карьерной лестнице, имеют большую зарплату, в жизни им чаще сопутствует успех. У них больше свободного времени и в целом их жизнь более насыщена и интересна.
Отсутствие временного давления позволяет уделить больше времени задаче, посмотреть на нее со всех сторон и подобрать оптимальное решение. При таком подходе сотрудник лучше всего раскрывает свои способности и потенциал. Не стоит также забывать, что если вовремя не выполнять дела из квадрата В, они переместятся в квадрант А. В этом случае уже не будет столько времени и вариантов выполнения задачи. Поэтому лучше все же не тратить много времени на выполнения дел из квадрата В и решать их сразу по мере поступления.
Специалисты в сфере тайм-менеджмента советуют вносить в квадрат В ежедневные дела, относящиеся к основной деятельности сотрудника. Сюда также стоит включать планирование и анализ проведенного дня, занятия фитнесом или обучение, человека каждый день.
Квадрант C: срочные, но не важные дела
Дела из квадрата С мешают добиться человеку поставленных целей. Они не приносят практической пользы, а, напротив, отвлекают сотрудника от действительно полезных задач. Работник впустую распыляет свои силы и внимание, из-за этого падает эффективность и концентрация. Применяя метод, важно понимать разницу между срочными не важными делами из квадрата С и срочными важными делами из квадрата А. В противном случае несрочные дела могут выйти на первый план, в то время как действительно важные задачи останутся невыполненными. Всегда важно уметь отделять второстепенное от главного и правильно расставлять приоритеты.
В квадрант С смело можно отнести бесконечные встречи, планерки, собрания, не приносящие практической пользы. В эту же категорию добавляются дни рождения знакомых (не друзей, семьи и близких), домашние дела, не требующие срочного решения: замена микроволновки, покупка разбитой вазы, подклеивание отошедших обоев. Таким образом, в квадрат С попадают все дела, которые не двигают вас к цели, а наоборот тормозят путь.
Квадрант D: не срочные и не важные дела
От целей из квадранта D вообще нет никакой пользы. Чаще всего такие задачи лучше не брать вовсе, так как их решение не принесет ничего важного и нужного. Но знать их все равно необходимо. В квадрате D чаще всего будут убийцы времени.
Однако многим людям наоборот хочется больше поработать над квадратом D. Задачи легки в выполнении, занимаясь ими, можно расслабиться, с интересом провести время и получить удовольствие. Поэтому довольно тяжело полностью вычеркнуть такие задачи из своей жизни. Так или иначе, избавиться от них постепенно все же необходимо.
К пожирателям времени относятся:
- Долгие разговоры по телефону.
- Соцсети, просматривание ленты и сториз.
- Длительное общение в мессенджерах с друзьями или коллегами на общие темы.
- Развлекательные ток-шоу.
- Компьютерные и мобильные игры.
- Сериалы.
Так или иначе, отдых нужен любому человеку. Однако можно его сделать более полезным и наполненным: спортзал, хорошая книга, выезды на природу, интеллектуальные игры. Если не получается завязать с видам отдыха из первого списка, то нужно поставить себе условие: не заниматься делами из квадрата D пока не будут выполнены задачи из квадратов C и B. Также необходимо ограничить время ежедневного отдыха, например, поставить ограничение в смартфоне на использование соцсетей и игр.
Распределение приоритетов
Поначалу будет тяжело верно расставлять приоритеты. Однако результат, который вы получите в итоге, стоит приложенных усилий. Поможет разобрать дела по квадратам следующее упражнение:
Нарисуйте таблицу с 4 колонками: порядковый номер, задача, важность и срочность. Во второй столбец впишите ежедневные дела. Затем оценивайте срочно и важность каждой задачи. Чтобы было легче это сделать, для оценки параметра важность задайте два вопроса:
- Без этой задачи невозможно достигнуть цели?
- Если не выполнить задачи, в дальнейшем могут быть серьезные проблемы?
Ответами будут только да – важно, нет – неважно. Затем оцените срочность, задав следующий вопрос: если задачу не сделать сейчас, то она будет уже неактуальной (да – срочно, нет – не срочно).
Как различить срочность и важность?
Нет четкого алгоритма, с помощью которого можно с полной уверенностью распределить задачи по срочности и важности. В реальности зачастую тяжело отделить срочность от важности, чем в теории при составлении таблицы. Если описать кратко, то срочные задачи нельзя не решать, они требуют вашего внимания прямо здесь и сейчас. Важные задачи требуют не столько ежесекундного внимания, сколько планирования. Они в большей степени помогают достичь намеченные цели. Срочной задачей может быть ответ на звонок крупного клиента. К важной задаче можно отнести ознакомление с новыми исследованиями по вашей сфере деятельности, саморазвитие. Например, чтение книги «Психология денег».
Как достичь баланса в матрице
Стивен Кови писал, что квадрат В, важные, но несрочные дела – это показатель качества. Время, которые было использовано на выполнение задач из второго квадрата, намного повышает эффективность в целом. Происходит встреча умения планировать, действий с профессиональным и личным ростом.
Для того чтобы оценить свое место по матрице Эйзенхауэра, наблюдайте за своими задачами и временем. Полезно вести ежедневник, в котором вы будете отображать список всех целей и потраченное время на выполнение каждой из них. Возьмите для анализа несколько дней. Например, неделю. Распределите выполненные дела по квадратам. Перед тем, как вписывать каждую задачу, ответьте на вопросы по ней:
- Было ли это срочно для вас?
- Было ли это важно для вас?
При выборе критериев ориентируйтесь только на свои долгосрочные цели, не берите пример с других.
Как работать с матрицей
Прежде всего подготовьте матрицу, распределив и вписав задачи в упражнении.
Вы также можете воспользоваться нашим шаблоном.
Шаблон Матрицы Эйзенхауэра Скачать
Первый этап выполнен: задачи распределены по квадратам. Далее нужно понять, куда в большей степени уходит ваше время, нравится ли вам такой баланс. Далее рассмотрим комплекс необходимых действий при перевесе времени в одной из четвертей. Если перевес во втором квадрате, то у вас все хорошо с планированием и корректировка не требуется.
Квадрат 1
В данном случае нужно больше времени уделить планированию. Это поможет увидеть возникновение проблемы и сразу устранить ее.
Каждая неделя и месяц должны быть расписаны. Выпишите все задачи и сроки их выполнения. В конце первой недели проведите анализ своей деятельности. Сработал ли ваш план? Если что-то пошло не так, поправьте вторую неделю.
Если источником проблем в 1 квадрате выступайте не вы, подумайте, как можете повлиять на то, чтобы их стало меньше. Может помочь лучшее взаимодействие между коллегами, отделами, руководителями и подчиненными. Иногда бывает полезно скорректировать нагрузку. Чрезмерная занятость приводит к ошибкам, которые приходится оперативно решать. Если много времени отнимает какой-то один клиент и решение его задач почти всегда в 1 квадрате, то стоит задуматься, а нужен ли вам этот клиент.
Квадрат 3
Задачи из 3 квадрата старайтесь больше делегировать, некоторые не стоит выполнять вовсе. Также стоит ограничить ежедневное время выполнения задач из 3 квадрата. Для каждой задачи выработайте стратегию и подумайте, что можно с ней сделать: делегировать, отказаться от выполнения, обледенить несколько задач в одну и выполнять в течение недели. Возможно стоит обсудить с руководителем затрачиваемое на проблемы из 3 квадрата время.
4 квадрат
Чаще всего люди, не вылезающие из квадрата D, переживают депрессию, стресс или хотят скрыться от проблем. Найдите источник, который убивает больше всего вашего времени. Устраните его или хотя бы ограничьте время. Разрешайте себе выполнять дело только после того, как будут сделаны задачи из других квадратов. Заранее подумайте над тем, как будете бороться с прокрастинацией в течение недели. И не забывайте самообучаться.
Нет ничего плохого в отдыхе. Но когда его много и он непродуктивный, страдают ваши основные дела.
Плюсы метода Эйзенхауэра
Один из самых больших плюсов — это легкость в реализации. Составление матрицы не требует специальных средств: достаточно бумаги и ручки. Вы также не потратите много времени на заполнение квадрантов. Метод улучшает способность грамотно распоряжаться своим временем. Вы всегда будете знать задачи, которые напрямую приводят вас к поставленной цели.
Матрица универсальна. Она подойдёт для использования как собственникам бизнеса и генеральным директорам, так и рядовым сотрудникам, менеджерам и фрилансерам, которые одновременно могут трудиться над несколькими проектами с разными дедлайнам.
Минусы метода
Поначалу очень тяжело понять важность задачи, определить ее в нужный квадрат с первого раза. Непонимание важности приводит к тому, что вы можете переложить задачу не на того человека, который может попросту с ней не справиться или выполнить ее не на должном уровне.
Срочные дела не всегда есть возможность решать в эту же минуту. Вам может не хватать компетенций, времени. Часто на пути встречаются бюрократические трудности. Из-за этого эффективность матрицы падает.
Несмотря на недостатки, квадрат Эйзенхауэра сделает рабочий процесс проще и понятнее. У вас появится больше свободы, задачи будут выполняться качественно и своевременно. Жизнь станет более организованной и осознанной.
Вам также понравится
- Поделиться
Содержание
- Дуайт Д. Эйзенхауэр
- Какие проблемы решает Матрица Эйзенхауэра
- Основа матрицы
- Квадрат A: важные и срочные дела
- Квадрант B: важные, но несрочные дела
- Квадрант C: срочные, но не важные дела
- Квадрант D: не срочные и не важные дела
- Распределение приоритетов
- Как различить срочность и важность?
- Как достичь баланса в матрице
- Как работать с матрицей
- Квадрат 1
- Квадрат 3
- 4 квадрат
- Плюсы метода Эйзенхауэра
- Минусы метода
