«Ну почему в сутках всего 24 часа?».
«Я зашиваюсь. Ставлю себе на день 9 задач, выделяю из них 4, а выполняю только 2…».
«Как стать продуктивнее?».
«Как распоряжаться своим временем эффективней?».
«Почему я делаю всё сам?».
Если вы часто говорите себе подобные фразы — пришла пора что-то менять. Как? ДЕЛЕГИРУЙТЕ!
Как правильно делегировать и в каких случаях? Что на этот счёт думает Брайан Трейси? Читайте далее.
Что значит «делегировать»?
Делегирование — это передача дел, полномочий или ответственности другим людям: сотруднику, другу, знакомому, супругу.
Обычно о делегировании говорят в контексте менеджмента и бизнес-управления. Когда, например, руководитель решает снять с себя ряд «простых» полномочий, передавая дела штатным сотрудникам или на аутсорсинг. Однако делегировать можно и те задачи, которые работы не касаются. Банальный бытовой пример: покупка продуктов в семье. Если закупками занимаетесь обычно вы, но супруг/а этим вечером как раз будет недалеко от магазина — почему бы не попросить его/её по пути захватить что-то для ужина?
Почему делегировать полезно?
Умение делегировать — пожалуй,
ключевой навык и руководителя, и продуктивной личности в целом. Если вы умеете
поручать дела, грамотно ставите задачи и благодарите за помощь, то сделаете
больше и, соответственно, придёте к более высоким результатам.
Одна голова хорошо, а две — лучше. Не имей сто рублей, а имей сто друзей. Оптимизируй
всё, что можешь оптимизировать. Достаточно народных мудростей? Или
вы до сих пор уверены, что лучше вас с вашими обязанностями не справится никто?
Плюсы делегирования
Конечно, поручив задачу кому-то другому, вы вряд ли получите такой же результат, как если бы принялись за дело сами. Но вдруг результат окажется даже ещё лучше?
Чем же вам «грозит» успешное делегирование:
1. Вы разгрузите свой график и освободите время для выполнения действительно важных и сложных задач
У вас появится ресурс, чтобы сосредоточиться на тех делах, хорошо выполнить которые можете только вы. В перспективе это может привести компанию к более высокой прибыли, а вас — к свободе. Ведь у вас появится больше времени для самореализации, личных увлечений и близких людей.
2. Вы повысите мотивацию своих сотрудников
Ваше поручение для кого-то может стать возможностью проявить себя или обеспечить себе дополнительный заработок. Это отлично мотивирует — возможно, сотрудник взглянет на задачу с иного ракурса и предложит идеи, о которых вы не думали, но которые приведут к успеху.
3. В вашем коллективе станет больше доверия
Как может мыслить ваш сотрудник: «Ого! Руководитель поручил мне столь важную задачу — значит он мне доверяет и ценит меня как компетентного специалиста». Делегируя полномочия, вы даёте понять своим подчинённым, что верите в них. Кроме того, делегирование, как и создание эффективного коллектива, невозможно без здоровой взаимозависимости. Работа в команде, где у каждого есть своя зона ответственности, а также возможность положиться друг на друга, сплачивает и сближает людей. Доброжелательная атмосфера в свою очередь сказывается на продуктивности.
Почему люди не делегируют?
Причина 1. Вы неверно расставили приоритеты
Если все ваши задачи свалены в кучу, вы не сумели определить их приоритетность, сложность, срочность, важность — делегировать невозможно. Ведь даже при работе с утра до ночи кажется, что дела не выполняются, а только копятся, и снежный ком проблем вот-вот уничтожит вас — такого трудолюбивого, исполнительного и ответственного.
Самое время вооружиться ручкой, бумагой. Выявите свою цель, выпишите задачи для её достижения. Составьте список дел — и текущих, и глобальных — которые занимают вашу голову. А затем воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра, самой популярной техникой, когда требуется расставить приоритеты.
Распределите задачи по секторам: важное-срочное; неважное-срочное; важное-несрочное и неважное-несрочное. То, что окажется в квадрате «срочное-неважное», однозначно следует поручить кому-то другому. Кстати, в таком случае будет соблюдаться принцип Парето (закон 80/20), когда вы делаете 20%, а получаете 80% результата.
Причина 2. Вам кажется, что делегировать слишком сложно и долго. Проще сделать самому.
Действительно, когда у вас завал и запара, может казаться, что времени ещё и на делегирование, а уж тем более на контроль за исполнением — нет. Однако чаще всего, чтобы разгрузиться, то есть делегировать часть задач, достаточно нескольких часов, а то и минут. Разработайте общий план, методику действий — потом затраченное время обязательно окупится.
Причина 3. Вы чувствуете вину, когда «сваливаете» свою работу на чужие плечи.
Если вы оцениваете делегирование, как поручение кому-то «чёрной», «грязной» работы, то чувство вины логично. Никто не хочет выглядеть в чьих-то глазах «плохим боссом». Однако далеко не всегда нужно доказывать окружающим, что некоторые дела недостойны вашего времени, сил и внимания. В конце концов то, что вы не любите делать что-то рутинное, ещё не значит, что не найдутся люди, которым это нравится. У каждого человека свои наклонности, таланты и способности. Можно найти человека, которые делает то же самое лучше вас. Кроме того, человек получает вознаграждение — поэтому чувство вины здесь излишне.
Причина 4. Вам трудно полагаться на других, быть от кого-то зависимым.
Многих людей, особенно матёрых специалистов в своей области, сковывают убеждения: «Никто не может сделать этого кроме меня» или «Я в этом лучший, никто не справится с задачей так же хорошо». Часто такие представления возникают у тех, кому в детстве тяжело было доверять взрослым.
Посмотрите на делегирование как на возможность для личностного роста. Так можно порвать с негативным детским опытом и внезапно обнаружить, что другие люди тоже ответственные и тоже могут предлагать достойные идеи.
Причина 5. Вы боитесь потерять значимость в глазах других
Некоторые избегают делегировать из-за страха, что если кто-то другой сможет справиться с задачами так же, а то лучше, их перестанут ценить, в них перестанут нуждаться как в специалистах. Но если хорошо подумать, мы нуждаемся в других людях не только потому, что кто-то многозадачный или умеет справляться с трудностями. Мы ценим людей за их уникальные навыки, за неповторимый опыт, за личные взгляды и особенности. Полезно иногда ослабить узду, поручить дела и освободить себе время для новых интересных проектов.
Что можно делегировать?
Какие же задачи стоит оставить себе, а какие — поручить другому? Помочь в этом вопросе могут различные техники расстановки приоритетов. Как правило, делегировать задачи можно, если они:
1. Не требуют специальной квалификации
Любой из ваших штатных сотрудников может вбить в таблицу Exel наименования товаров и выделить нужные столбцы зелёненьким цветом. Самому браться за это — не самое продуктивное управленческое решение.
2. Растянуты по временным срокам
Такие дела могут быть важными, но не требовать вашей вовлеченности. Чтобы проверить работу, указать на дальнейшие планы, можно присоединиться к проекту, когда он на 80% выполнен.
3. Их выполнение можно универсализировать и стандартизировать
Если выполнение некоторых обязанностей подчиняется четкому алгоритму и не требует регулярного принятия решений, лучше найти сотрудника, обучить его и поручить ему задачи аналогичного рода. Затем останется только контролировать результаты.
4. Вы в них не разбираетесь
Далеко не каждый руководитель — Леонардо да Винчи, который умеет всё. Кто-то неграмотно составляет тексты, кто-то не любит работать со статистикой. Упрямство и выполнение таких задач через силу отнимает время, энергию, силы. Проще поручить их специалистам. Чем в час ночи пытаться смонтировать видео для презентации, обратитесь к видео-мейкеру.
5. Срочные дела, на которые у вас недостаточно времени
Если текущая загрузка не даст вам справиться с новой задачей и соблюсти дедлайн, делегируйте её. Так вы сделаете несколько важных дел одновременно, но уложитесь в сроки.
Что нельзя делегировать?
Дела, которыми лучше заняться самостоятельно:
1. Выработка стратегии компании
Постановка целей, изменение бизнес-стратегии, анализ результатов — это примеры обязанностей руководителя. Вряд ли кто-то из наёмных сотрудников будет ориентироваться в этом лучше него.
2. Управление сотрудниками и их мотивация
Поставить задачи, заинтересовать сотрудников — функции руководителя. Конечно, подчинённые могут самостоятельно себя мотивировать. Но не факт, что это будет то, что нужно именно вам.
3. Проблема особой важности.
Ведь пока вы их не решите, думать о чём-то другом не сможете.
4. Задачи с повышенным риском
Можно поручить их особо ответственному подчинённому, но действительно ли он готов будет не рискам. Да и готовы ли вы будете его потом достойно поощрить в случае успеха? И не придётся ли потом кого-то увольнять? Себя-то вы простите с большей вероятностью.
6. Срочные дела, которые надо решить прям сейчас.
Некоторые задачи проще и быстрее решить самому, чем вводить подчинённых в курс дела.
Как правильно делегировать: 7 золотых принципов Брайана Трейси
Какие технологии использовать при делегировании? На помощь приходят советы Брайfна Трейси, известного тренера по эффективному управлению и личностному успеху.
1. Сложность задачи должна соответствовать уровню исполнителя
Сотрудник справляется с 70% задачи — значит ему по силам выполнить и 100%. Если же задача для него совсем, соотносите ее с тем, что сотрудник умеет, а также с его мотивацией. Задача не должна казаться исполнителю слишком сложной.
2. Соблюдайте принцип постепенности
Делегировать полномочия лучше поэтапно. Так вы обучите сотрудника и повысите его уверенность. Особенно это касается крупных и трудных дел.
3. Поручайте задачу целиком
Лучший способ замотивировать сотрудника — дать ему ощущение полной ответственности за переданное дело. У человека вырастает уверенность, самоуважение и компетентность.
4. Договоритесь о конкретном результате
Дайте понять, чего вы ждёте по итогу. Полезно переспросить сотрудника, как он понял задачу и её результат.
5. Общайтесь с сотрудником в ходе выполнения задачи
Мотивация сотрудника и разговоры с руководителем связаны напрямую. Пообщавшись с работодателем, подчинённые стремится выполнить работу качественнее и быстрее.
6. Делегируйте не только задачи, но и ответственность
Соизмеряйте задачу с теми ресурсами, которые потребуются исполнителю в ходе работы. Если задача трудная и большая, расскажите, сколько времени вы на нее даёте и у кого они могут попросить о помощи. Часто руководителя недооценивают масштаба задачи, неверно рассчитав время или деньги, которых она требует.
7. Дайте исполнителю свободу
Оставьте его в покое. Вы уже поручили ему ответственность — доверьтесь его профессионализму. Кстати, некоторые руководители склонны «забирать задачу обратно»: перепроверять сотрудника, контролировать процесс, менять ход работы, требовать отчётов.
Вывод
Прийти к вершинам можно, только умея организовывать команду. И делегируя часть своих полномочий. Так вы увеличите количество свободного времени и начнёте зарабатывать больше. Кажется, что планирование времени не связано с финансовой грамотностью. Но ведь «время — деньги», а значит то, насколько качественно вы распоряжаетесь своим временем, скажется на вашем финансовом благосостоянии.
Полезные материалы
- Поделиться
