Время — деньги. Как правильно делегировать?

Как делегировать

Содержание

  1. Что значит «делегировать»?
  2. Почему делегировать полезно?
  3. Почему люди не делегируют?
  4. Что можно делегировать?
  5. Что нельзя делегировать?
  6. Как правильно делегировать: 7 золотых принципов Брайана Трейси
  7. Вывод

«Ну почему в сутках всего 24 часа?».

«Я зашиваюсь. Ставлю себе на день 9 задач, выделяю из них 4, а выполняю только 2…».

«Как стать продуктивнее?».

«Как распоряжаться своим временем эффективней?».

«Почему я делаю всё сам?».

Если вы часто говорите себе подобные фразы — пришла пора что-то менять. Как? ДЕЛЕГИРУЙТЕ!

Как правильно делегировать и в каких случаях? Что на этот счёт думает Брайан Трейси? Читайте далее.

Что значит «делегировать»?

Делегирование — это передача дел, полномочий или ответственности другим людям: сотруднику, другу, знакомому, супругу.

Обычно о делегировании говорят в контексте менеджмента и бизнес-управления. Когда, например, руководитель решает снять с себя ряд «простых» полномочий, передавая дела штатным сотрудникам или на аутсорсинг. Однако делегировать можно и те задачи, которые работы не касаются. Банальный бытовой пример: покупка продуктов в семье. Если закупками занимаетесь обычно вы, но супруг/а этим вечером как раз будет недалеко от магазина — почему бы не попросить его/её по пути захватить что-то для ужина?

Почему делегировать полезно?

Плюсы делегирования
Плюсы делегирования

Умение делегировать — пожалуй, ключевой навык и руководителя, и продуктивной личности в целом. Если вы умеете поручать дела, грамотно ставите задачи и благодарите за помощь, то сделаете больше и, соответственно, придёте к более высоким результатам.
Одна голова хорошо, а две — лучше. Не имей сто рублей, а имей сто друзей. Оптимизируй всё, что можешь оптимизировать. Достаточно народных мудростей? Или вы до сих пор уверены, что лучше вас с вашими обязанностями не справится никто?

Плюсы делегирования

Конечно, поручив задачу кому-то другому, вы вряд ли получите такой же результат, как если бы принялись за дело сами. Но вдруг результат окажется даже ещё лучше?

Чем же вам «грозит» успешное делегирование:

1. Вы разгрузите свой график и освободите время для выполнения действительно важных и сложных задач

У вас появится ресурс, чтобы сосредоточиться на тех делах, хорошо выполнить которые можете только вы. В перспективе это может привести компанию к более высокой прибыли, а вас — к свободе. Ведь у вас появится больше времени для самореализации, личных увлечений и близких людей.

2. Вы повысите мотивацию своих сотрудников

Ваше поручение для кого-то может стать возможностью проявить себя или обеспечить себе дополнительный заработок. Это отлично мотивирует — возможно, сотрудник взглянет на задачу с иного ракурса и предложит идеи, о которых вы не думали, но которые приведут к успеху.

3. В вашем коллективе станет больше доверия

Как может мыслить ваш сотрудник: «Ого! Руководитель поручил мне столь важную задачу — значит он мне доверяет и ценит меня как компетентного специалиста». Делегируя полномочия, вы даёте понять своим подчинённым, что верите в них. Кроме того, делегирование, как и создание эффективного коллектива, невозможно без здоровой взаимозависимости. Работа в команде, где у каждого есть своя зона ответственности, а также возможность положиться друг на друга, сплачивает и сближает людей. Доброжелательная атмосфера в свою очередь сказывается на продуктивности.

Почему люди не делегируют?

Почему люди не делегируют?
Почему люди не делегируют?

Причина 1. Вы неверно расставили приоритеты

Если все ваши задачи свалены в кучу, вы не сумели определить их приоритетность, сложность, срочность, важность — делегировать невозможно. Ведь даже при работе с утра до ночи кажется, что дела не выполняются, а только копятся, и снежный ком проблем вот-вот уничтожит вас — такого трудолюбивого, исполнительного и ответственного.

Самое время вооружиться ручкой, бумагой. Выявите свою цель, выпишите задачи для её достижения. Составьте список дел — и текущих, и глобальных — которые занимают вашу голову. А затем воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра, самой популярной техникой, когда требуется расставить приоритеты.

Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра

Понравилась статья?

Подпишись и узнай:
- как контролировать свои доходы и расходы,
- во что лучше инвестировать в текущем году,
- как избавиться от долгов и др.

Распределите задачи по секторам: важное-срочное; неважное-срочное; важное-несрочное и неважное-несрочное. То, что окажется в квадрате «срочное-неважное», однозначно следует поручить кому-то другому. Кстати, в таком случае будет соблюдаться принцип Парето (закон 80/20), когда вы делаете 20%, а получаете 80% результата.

Причина 2. Вам кажется, что делегировать слишком сложно и долго. Проще сделать самому.

Действительно, когда у вас завал и запара, может казаться, что времени ещё и на делегирование, а уж тем более на контроль за исполнением — нет. Однако чаще всего, чтобы разгрузиться, то есть делегировать часть задач, достаточно нескольких часов, а то и минут. Разработайте общий план, методику действий — потом затраченное время обязательно окупится.

Причина 3. Вы чувствуете вину, когда «сваливаете» свою работу на чужие плечи.

Если вы оцениваете делегирование, как поручение кому-то «чёрной», «грязной» работы, то чувство вины логично. Никто не хочет выглядеть в чьих-то глазах «плохим боссом». Однако далеко не всегда нужно доказывать окружающим, что некоторые дела недостойны вашего времени, сил и внимания. В конце концов то, что вы не любите делать что-то рутинное, ещё не значит, что не найдутся люди, которым это нравится. У каждого человека свои наклонности, таланты и способности. Можно найти человека, которые делает то же самое лучше вас. Кроме того, человек получает вознаграждение — поэтому чувство вины здесь излишне.  

Причина 4. Вам трудно полагаться на других, быть от кого-то зависимым.

Многих людей, особенно матёрых специалистов в своей области, сковывают убеждения: «Никто не может сделать этого кроме меня» или «Я в этом лучший, никто не справится с задачей так же хорошо». Часто такие представления возникают у тех, кому в детстве тяжело было доверять взрослым.

Посмотрите на делегирование как на возможность для личностного роста. Так можно порвать с негативным детским опытом и внезапно обнаружить, что другие люди тоже ответственные и тоже могут предлагать достойные идеи.

Причина 5. Вы боитесь потерять значимость в глазах других

Некоторые избегают делегировать из-за страха, что если кто-то другой сможет справиться с задачами так же, а то лучше, их перестанут ценить, в них перестанут нуждаться как в специалистах. Но если хорошо подумать, мы нуждаемся в других людях не только потому, что кто-то многозадачный или умеет справляться с трудностями. Мы ценим людей за их уникальные навыки, за неповторимый опыт, за личные взгляды и особенности. Полезно иногда ослабить узду, поручить дела и освободить себе время для новых интересных проектов.

Что можно делегировать?

Что можно делегировать
Что можно делегировать

Какие же задачи стоит оставить себе, а какие — поручить другому? Помочь в этом вопросе могут различные техники расстановки приоритетов. Как правило, делегировать задачи можно, если они:

1. Не требуют специальной квалификации

Любой из ваших штатных сотрудников может вбить в таблицу Exel наименования товаров и выделить нужные столбцы зелёненьким цветом. Самому браться за это — не самое продуктивное управленческое решение.  

2. Растянуты по временным срокам

Такие дела могут быть важными, но не требовать вашей вовлеченности. Чтобы проверить работу, указать на дальнейшие планы, можно присоединиться к проекту, когда он на 80% выполнен.

3. Их выполнение можно универсализировать и стандартизировать

Если выполнение некоторых обязанностей подчиняется четкому алгоритму и не требует регулярного принятия решений, лучше найти сотрудника, обучить его и поручить ему задачи аналогичного рода.  Затем останется только контролировать результаты.

4. Вы в них не разбираетесь

Далеко не каждый руководитель — Леонардо да Винчи, который умеет всё. Кто-то неграмотно составляет тексты, кто-то не любит работать со статистикой. Упрямство и выполнение таких задач через силу отнимает время, энергию, силы. Проще поручить их специалистам. Чем в час ночи пытаться смонтировать видео для презентации, обратитесь к видео-мейкеру.

5. Срочные дела, на которые у вас недостаточно времени

Если текущая загрузка не даст вам справиться с новой задачей и соблюсти дедлайн, делегируйте её. Так вы сделаете несколько важных дел одновременно, но уложитесь в сроки.  

Что нельзя делегировать?

Что нельзя делегировать
Что нельзя делегировать

Дела, которыми лучше заняться самостоятельно:

1.  Выработка стратегии компании

Понравилась статья?

Подпишись и узнай:
- как контролировать свои доходы и расходы,
- во что лучше инвестировать в текущем году,
- как избавиться от долгов и др.

Постановка целей, изменение бизнес-стратегии, анализ результатов — это примеры обязанностей руководителя. Вряд ли кто-то из наёмных сотрудников будет ориентироваться в этом лучше него.

2. Управление сотрудниками и их мотивация

Поставить задачи, заинтересовать сотрудников — функции руководителя. Конечно, подчинённые могут самостоятельно себя мотивировать. Но не факт, что это будет то, что нужно именно вам.

3Проблема особой важности.

Ведь пока вы их не решите, думать о чём-то другом не сможете.

4Задачи с повышенным риском

Можно поручить их особо ответственному подчинённому, но действительно ли он готов будет не рискам. Да и готовы ли вы будете его потом достойно поощрить в случае успеха? И не придётся ли потом кого-то увольнять? Себя-то вы простите с большей вероятностью.

6Срочные дела, которые надо решить прям сейчас.

Некоторые задачи проще и быстрее решить самому, чем вводить подчинённых в курс дела.

Как правильно делегировать: 7 золотых принципов Брайана Трейси

Правила делегирования
Правила делегирования

Какие технологии использовать при делегировании? На помощь приходят советы Брайfна Трейси, известного тренера по эффективному управлению и личностному успеху.

1. Сложность задачи должна соответствовать уровню исполнителя

Сотрудник справляется с 70% задачи — значит ему по силам выполнить и 100%.  Если же задача для него совсем, соотносите ее с тем, что сотрудник умеет, а также с его мотивацией. Задача не должна казаться исполнителю слишком сложной.

2. Соблюдайте принцип постепенности

Делегировать полномочия лучше поэтапно. Так вы обучите сотрудника и повысите его уверенность. Особенно это касается крупных и трудных дел.

3. Поручайте задачу целиком

Лучший способ замотивировать сотрудника — дать ему ощущение полной ответственности за переданное дело. У человека вырастает уверенность, самоуважение и компетентность.  

4. Договоритесь о конкретном результате

Дайте понять, чего вы ждёте по итогу. Полезно переспросить сотрудника, как он понял задачу и её результат.

5. Общайтесь с сотрудником в ходе выполнения задачи

Мотивация сотрудника и разговоры с руководителем связаны напрямую. Пообщавшись с работодателем, подчинённые стремится выполнить работу качественнее и быстрее.

6. Делегируйте не только задачи, но и ответственность

Соизмеряйте задачу с теми ресурсами, которые потребуются исполнителю в ходе работы. Если задача трудная и большая, расскажите, сколько времени вы на нее даёте и у кого они могут попросить о помощи. Часто руководителя недооценивают масштаба задачи, неверно рассчитав время или деньги, которых она требует.

7. Дайте исполнителю свободу

Оставьте его в покое. Вы уже поручили ему ответственность — доверьтесь его профессионализму. Кстати, некоторые руководители склонны «забирать задачу обратно»: перепроверять сотрудника, контролировать процесс, менять ход работы, требовать отчётов.

Вывод

Прийти к вершинам можно, только умея организовывать команду. И делегируя часть своих полномочий. Так вы увеличите количество свободного времени и начнёте зарабатывать больше. Кажется, что планирование времени не связано с финансовой грамотностью. Но ведь «время — деньги», а значит то, насколько качественно вы распоряжаетесь своим временем, скажется на вашем финансовом благосостоянии.


Полезные материалы

0/0

Комментарии

Хотите получить сборник лучших материалов по инвестированию?